POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE FENALCO VALLE
ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
• Razón Social: Fenalco Valle del Cauca
• NIT: 890.303.215
• Dirección: Carrera 9 No. 5-23, Cali, Valle del Cauca, Colombia
• Correo Electrónico: protecciondedatos@fenalcovalle.com
• Teléfono: (602) 8983535
• Página web: www.fenalcovalle.com
1. ¿QUIÉNES SOMOS?
La Federación Nacional de Comerciantes, Fenalco Valle del Cauca, es el gremio que desde 1945 representa y
defiende los intereses del comercio; contribuye a su desarrollo sostenible y a su crecimiento continuo a través
del acompañamiento permanente y la prestación de servicios innovadores, que impulsan la competitividad
empresarial y la innovación. Somos el aliado estratégico del sector comercio y servicios en el Valle del Cauca,
para incrementar su productividad, rentabilidad en el tiempo y competitividad empresarial. Para simplificar las
cosas, en esta política nos llamamos a nosotros mismos “Fenalco Valle” o “nosotros” o “nos”; somos
responsables (responsables del tratamiento en lenguaje técnico de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos
o “LEPDP”) del procesamiento de sus datos personales que capturamos a través de formularios físicos o
electrónicos, correo electrónico, teléfono, entre otros.
2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En Fenalco Valle, su privacidad nos importa. La presente política ayudará a los titulares de datos a entender
qué tipo de datos utilizaremos, las condiciones en que trataremos y cuidaremos todo tipo de dato personal
que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta. Cumpliremos en todo momento con la
normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizaremos el ejercicio de los
derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de
datos y archivos,desarrollaremos controles técnicos, legales, procedimentales y organizacionales tendientes a
establecer condiciones de seguridad, de acuerdo al estado actual de la técnica, con el fin de evitar el acceso,
perdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos.
3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.
Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado
frecuentemente en materia de protección de datos personales, le ayudaremos a identificar los términos que
frecuentemente encontrará en este documento, los cuales se definen a continuación:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento
de datos personales.
Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a
través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su
información.
- Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que
repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del
tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida
en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. - Dato Personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o
identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su
existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.). - Dato Público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean
semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos
contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. - Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas
o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. - Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Datos Sensible: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel
que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. - Encargado del tratamiento: Es quien gestiona y/o manipula los datos de carácter personal a nombre
del responsable, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las
indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento. - Habeas Data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u
oponerse a la información concerniente a sus datos personales. - Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas
naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el
tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero. - Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de
datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán
presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. - Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. - Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar,
registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal. - Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de
tratamiento por parte de un tercero.
4. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LO UTILIZAMOS?
Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse los siguientes: nombre y apellidos,
genero, dirección de correo electrónico, dirección postal y de domicilio, número de teléfono fijo y celular, fecha
de nacimiento o rango de edad, información crediticia y financiera, profesión, información que haya
compartido con nosotros sobre usted (por ejemplo, a través de redes sociales o servicios de mensajería
instantánea). Igualmente recopilamos ciertos datos automáticamente de su visita a nuestro sitio web
www.fenalcovalle.com esto puede incluir, entre otros, algunos o todos los siguientes: conexión a Internet
(incluidas las direcciones IP), datos del navegador almacenados en su dispositivo (cookies); preferencias,
respuestas e interacciones a comunicaciones con fines comerciales y de mercadeo dirigidas a usted, incluidas
las solicitudes de interrupción de estas comunicaciones; si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la LEPDP,
conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados,
almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a
terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que
se mencionan a continuación:
4.1 Seguidores en canales digitales: Si interactúa con alguna de nuestras webs o redes sociales donde
tengamos una cuenta oficial, utilizaremos la información que nos proporciona para responder PQR ́s que
presente. Utilizaremos las redes sociales (RRSS) para mostrar o enviar publicidad de algunos de nuestras
actividades y/o servicios, en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus
intereses, gustos y preferencias.
4.2 Marketing: Brindarle marketing relevante como ofertas personalizadas, promociones, invitaciones a ferias,
eventos, y en general enviarle publicidad digital de nuestras actividades o servicios, a través de correos
electrónicos, SMS, MMS, RRSS, servicios de mensajería instantánea, aplicaciones y llamadas telefónicas.
4.3 Participantes en eventos: Gestionar, seguir y actualizar su solicitud de participar en cualquier evento o
actividad que desarrollemos; enviarle mediante correo electrónico, correo postal, SMS, MMS, Redes
Sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como confirmaciones o
mensajes previos al inicio de su participación en la actividad de su interés.
4.4 Prospectos de clientes y usuarios de nuestros servicios: Registrarlo como uno de nuestros potenciales
clientes; dar trámite a las solicitudes que haya realizado sobre los servicios que prestamos. Las actividades
mencionadas anteriormente podrán desarrollarse mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS,
mensajes a través de redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea y aplicaciones, como
también por medio de llamadas telefónicas.
4.5 Clientes y usuarios de los servicios ofrecidos por Fenalco valle: Registrarlo como cliente; desarrollar, dar
cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas por usted ; Proveer, procesar, completar y darle
seguimiento a los servicios adquiridos por usted; adelantar actividades de facturación, aclaraciones y
gestionar el cobro de sus obligaciones financieras con Fenalco Valle por cualquiera de los canales que nos
haya suministrado, tales como correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales
(RRSS), servicios de mensajería instantánea, como también por medio de llamadas telefónicas; responder
las preguntas, quejas y reclamos que usted presente en relación con los servicios prestados por Fenalco
Valle; suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a terceras entidades aliadas comerciales
de Fenalco Valle, para desarrollar las finalidades antes mencionadas.
4.6 Afiliados: Garantizar los deberes y derechos que se deriven de la calidad de afiliados; recolectar, registrar
y actualizar los datos personales del afiliado con la finalidad de realizar su inscripción, informar las
actividades y ofrecer los servicios que desarrollamos en relación con su objeto social.
www.fenalcovalle.com esto puede incluir, entre otros, algunos o todos los siguientes: conexión a Internet
(incluidas las direcciones IP), datos del navegador almacenados en su dispositivo (cookies); preferencias,
respuestas e interacciones a comunicaciones con fines comerciales y de mercadeo dirigidas a usted, incluidas
las solicitudes de interrupción de estas comunicaciones; si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la LEPDP,
conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser capturados,
almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a
terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que
se mencionan a continuación:
4.1 Seguidores en canales digitales: Si interactúa con alguna de nuestras webs o redes sociales donde
tengamos una cuenta oficial, utilizaremos la información que nos proporciona para responder PQR ́s que
presente. Utilizaremos las redes sociales (RRSS) para mostrar o enviar publicidad de algunos de nuestras
actividades y/o servicios, en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus
intereses, gustos y preferencias.
4.2 Marketing: Brindarle marketing relevante como ofertas personalizadas, promociones, invitaciones a ferias,
eventos, y en general enviarle publicidad digital de nuestras actividades o servicios, a través de correos
electrónicos, SMS, MMS, RRSS, servicios de mensajería instantánea, aplicaciones y llamadas telefónicas.
4.3 Participantes en eventos: Gestionar, seguir y actualizar su solicitud de participar en cualquier evento o
actividad que desarrollemos; enviarle mediante correo electrónico, correo postal, SMS, MMS, Redes
Sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como confirmaciones o
mensajes previos al inicio de su participación en la actividad de su interés.
4.4 Prospectos de clientes y usuarios de nuestros servicios: Registrarlo como uno de nuestros potenciales
clientes; dar trámite a las solicitudes que haya realizado sobre los servicios que prestamos. Las actividades
mencionadas anteriormente podrán desarrollarse mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS,
mensajes a través de redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea y aplicaciones, como
también por medio de llamadas telefónicas.
4.5 Clientes y usuarios de los servicios ofrecidos por Fenalco valle: Registrarlo como cliente; desarrollar, dar
cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas por usted ; Proveer, procesar, completar y darle
seguimiento a los servicios adquiridos por usted; adelantar actividades de facturación, aclaraciones y
gestionar el cobro de sus obligaciones financieras con Fenalco Valle por cualquiera de los canales que nos
haya suministrado, tales como correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales
(RRSS), servicios de mensajería instantánea, como también por medio de llamadas telefónicas; responder
las preguntas, quejas y reclamos que usted presente en relación con los servicios prestados por Fenalco
Valle; suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a terceras entidades aliadas comerciales
de Fenalco Valle, para desarrollar las finalidades antes mencionadas.
4.6 Afiliados: Garantizar los deberes y derechos que se deriven de la calidad de afiliados; recolectar, registrar
y actualizar los datos personales del afiliado con la finalidad de realizar su inscripción, informar las
actividades y ofrecer los servicios que desarrollamos en relación con su objeto social.
4.7 Candidatos a una Vacante: Cuando participa en un proceso de selección para cubrir una vacante en
Fenalco Valle, será necesario utilizar sus datos para contactarlo para entrevistas, aplicar pruebas de
polígrafo, exámenes médicos de ingreso, visitas domiciliarias, incluso contrastar las referencias laborales
y personales que haya informado.
4.8 Colaboradores: Desarrollar, gestionar y mantener actualizada nuestra relación laboral; incorporar y
almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos;
administrar sus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que
asumimos en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales,
contribuciones, retenciones, impuestos; gestionar sus datos personales y los de su grupo familiar para
realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud (EPS), cajas de compensación familiar,
administradoras de riesgo laboral (ARL), Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SSST);
gestionar procesos internos de clima laboral, desempeño, formación y desarrollo; adelantar procesos
propios del desarrollo del talento humano y convocatorias internas; asignar permisos físicos y lógicos
dentro de nuestras instalaciones y sistemas con el fin de monitorizar la seguridad; administrar sus datos
personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos
a terceros que haya autorizado de manera previa; disponer de sus datos personales para asignar
herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases
datos, software, etc.; emitir certificados y constancias solicitadas como causa del vínculo laboral; tratar sus
datos personales para realizar (cuando sea necesario), pruebas desempeño, competencias y habilidades,
polígrafo, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, realizar pruebas de laboratorio que constaten
o descarten la presencia de drogas durante el desempeño de sus actividades laborales, y todas las demás
que genere en virtud de su relación laboral; gestionar sus datos personales con el fin garantizar una
correcta ejecución de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, incluido los procesos disciplinarios
e investigaciones pertinentes.
4.9 Proveedores y contratistas: Desarrollar, gestionar y mantener nuestras relaciones comerciales; recolectar,
registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar,
atender, acreditar las actividades en relación a su condición de prospecto o proveedor; gestionar los datos
para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, y cuentas de
cobro y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo; desarrollar y aplicar procesos de selección,
evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y
propuesta, y/o adjudicación de contratos; contrastar las referencias comerciales que haya informado;
utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con
el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
4.10 Sistemas de Videovigilancia: Capturamos datos personales como imagen, y video, por medio de
cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) esto con
el fin de llevar a cabo las siguientes finalidades: brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un
espacio físico determinado.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE.
Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar
la corrección, actualización o supresión de su información, revocar su autorización y presentar quejas ante la
autoridad de protección de datos personales.
Fenalco Valle, será necesario utilizar sus datos para contactarlo para entrevistas, aplicar pruebas de
polígrafo, exámenes médicos de ingreso, visitas domiciliarias, incluso contrastar las referencias laborales
y personales que haya informado.
4.8 Colaboradores: Desarrollar, gestionar y mantener actualizada nuestra relación laboral; incorporar y
almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos;
administrar sus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que
asumimos en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales,
contribuciones, retenciones, impuestos; gestionar sus datos personales y los de su grupo familiar para
realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud (EPS), cajas de compensación familiar,
administradoras de riesgo laboral (ARL), Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SSST);
gestionar procesos internos de clima laboral, desempeño, formación y desarrollo; adelantar procesos
propios del desarrollo del talento humano y convocatorias internas; asignar permisos físicos y lógicos
dentro de nuestras instalaciones y sistemas con el fin de monitorizar la seguridad; administrar sus datos
personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos
a terceros que haya autorizado de manera previa; disponer de sus datos personales para asignar
herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases
datos, software, etc.; emitir certificados y constancias solicitadas como causa del vínculo laboral; tratar sus
datos personales para realizar (cuando sea necesario), pruebas desempeño, competencias y habilidades,
polígrafo, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, realizar pruebas de laboratorio que constaten
o descarten la presencia de drogas durante el desempeño de sus actividades laborales, y todas las demás
que genere en virtud de su relación laboral; gestionar sus datos personales con el fin garantizar una
correcta ejecución de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, incluido los procesos disciplinarios
e investigaciones pertinentes.
4.9 Proveedores y contratistas: Desarrollar, gestionar y mantener nuestras relaciones comerciales; recolectar,
registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar,
atender, acreditar las actividades en relación a su condición de prospecto o proveedor; gestionar los datos
para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, y cuentas de
cobro y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo; desarrollar y aplicar procesos de selección,
evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y
propuesta, y/o adjudicación de contratos; contrastar las referencias comerciales que haya informado;
utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con
el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
4.10 Sistemas de Videovigilancia: Capturamos datos personales como imagen, y video, por medio de
cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) esto con
el fin de llevar a cabo las siguientes finalidades: brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un
espacio físico determinado.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE.
Todo titular de información personal tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos, consultar, solicitar
la corrección, actualización o supresión de su información, revocar su autorización y presentar quejas ante la
autoridad de protección de datos personales.
5.1 Acceso. Garantizamos su derecho de acceso conforme a la LEPDP como titular de los datos personales. El
acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas
naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su
representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos
datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que
permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del
Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Nos obligamos a tramitar su derecho de acceso de conformidad con
el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.2.
5.2 Consulta. Como titular podrá consultar su información de carácter personal que se encuentre en nuestras
bases de datos y archivos. En consecuencia, garantizamos su derecho de consulta conforme a lo dispuesto
en la LEPDP, suministrándole la información que esté bajo nuestro control. Establecemos las medidas de
autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la
consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de
consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del
término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las
cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 Reclamo. Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o
almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la
normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de
manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de
autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el
reclamo, el cual podrá presentarlo este directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el
artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo estuviese incompleto, así se le indicará dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que
ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de nosotros, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta
situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación
es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
5.4 Rectificación y actualización. Nos obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o
inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.3. Lo anterior,
siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en
cuenta lo siguiente: 1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar
las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. Tenemos plena libertad de
acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas
naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su
representante, poniendo a su disposición, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos
datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que
permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del
Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Nos obligamos a tramitar su derecho de acceso de conformidad con
el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.2.
5.2 Consulta. Como titular podrá consultar su información de carácter personal que se encuentre en nuestras
bases de datos y archivos. En consecuencia, garantizamos su derecho de consulta conforme a lo dispuesto
en la LEPDP, suministrándole la información que esté bajo nuestro control. Establecemos las medidas de
autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la
consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de
consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del
término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las
cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 Reclamo. Como titular puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o
almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la
normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de
manera directa o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Definiremos las medidas de
autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el
reclamo, el cual podrá presentarlo este directamente, teniendo en cuenta la información señalada en el
artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo estuviese incompleto, así se le indicará dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que
ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de nosotros, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta
situación. Una vez hayamos recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación
es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
5.4 Rectificación y actualización. Nos obligamos a rectificar y actualizar su información personal incompleta o
inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en el punto 5.3. Lo anterior,
siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos. Al respecto, tendremos en
cuenta lo siguiente: 1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, debe indicar
las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición; 2. Tenemos plena libertad de
habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular
de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que
consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.
5.5 Supresión. Como titular tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos
personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o mantenga una relación contractual con
nosotros. Nos obligamos a suprimir su información personal de conformidad con el procedimiento y lo
términos señalados en el punto 5.3.
5.6 Revocar la autorización. Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos,
siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o mantenga una relación contractual con nosotros.
Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en
el punto 5.3.
5.7 Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos. Los titulares de información personal pueden
presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL.
FENALCO VALLE garantiza que el ejercicio de su derecho fundamental de Habeas Data, se efectuará conforme
la normatividad vigente en materia de protección de datos y a lo estipulado en la presente POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar,
modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus
datos puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se
identifican a continuación: correo electrónico; la consulta, solicitud o reclamo podrá realizarse vía correo
electrónico dirigiéndola a la siguiente dirección electrónica: protecciondedatos@fenalcovalle.com o dirigir su
comunicación física a la oficinas ubicadas en la carrera 9 No. 5-23, Cali, Valle del Cauca, Colombia, LA
CONSULTA O RECLAMACIÓN DEBERÁ IR DIRIGIDA A LA JEFE JURÍDICA. Deberá incluir en el “asunto” de su
comunicación el término “CONSULTA O RECLAMO DE HABEAS DATA” . Para mayor información visite nuestra
Página web, a la que se accede a través de ladirección electrónica www.fenalcovalle.com/privacidad
7. ¿CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS?
Toda solicitud de consulta o reclamación deberá contener como mínimo la siguiente información:
Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
Lo que se pretende consultar o reclamar;
Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o
representantes;
Número de identificación correspondiente.
Presentarse a través del canal establecido en el numeral 6 de la presente política.
Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:
7.1 A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación
con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar,
de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que
consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.
5.5 Supresión. Como titular tiene el derecho en todo momento a solicitarnos la supresión de sus datos
personales, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o mantenga una relación contractual con
nosotros. Nos obligamos a suprimir su información personal de conformidad con el procedimiento y lo
términos señalados en el punto 5.3.
5.6 Revocar la autorización. Puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos,
siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o mantenga una relación contractual con nosotros.
Nos obligamos a revocar su autorización de conformidad con el procedimiento y lo términos señalados en
el punto 5.3.
5.7 Presentar quejas ante la autoridad de protección de datos. Los titulares de información personal pueden
presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL.
FENALCO VALLE garantiza que el ejercicio de su derecho fundamental de Habeas Data, se efectuará conforme
la normatividad vigente en materia de protección de datos y a lo estipulado en la presente POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar,
modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus
datos puede ponerse en contacto a través de los canales que hemos dispuesto para tal fin, los cuales se
identifican a continuación: correo electrónico; la consulta, solicitud o reclamo podrá realizarse vía correo
electrónico dirigiéndola a la siguiente dirección electrónica: protecciondedatos@fenalcovalle.com o dirigir su
comunicación física a la oficinas ubicadas en la carrera 9 No. 5-23, Cali, Valle del Cauca, Colombia, LA
CONSULTA O RECLAMACIÓN DEBERÁ IR DIRIGIDA A LA JEFE JURÍDICA. Deberá incluir en el “asunto” de su
comunicación el término “CONSULTA O RECLAMO DE HABEAS DATA” . Para mayor información visite nuestra
Página web, a la que se accede a través de ladirección electrónica www.fenalcovalle.com/privacidad
7. ¿CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS?
Toda solicitud de consulta o reclamación deberá contener como mínimo la siguiente información:
Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
Lo que se pretende consultar o reclamar;
Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o
representantes;
Número de identificación correspondiente.
Presentarse a través del canal establecido en el numeral 6 de la presente política.
Los derechos de consulta y reclamo podrán ser ejercidos así:
7.1 A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación
con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar,
acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de
sus datos y revocar la autorización otorgada.
7.2 A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe
adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una
persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento
idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho
requerimiento.
7.3 Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas
Data a través de quien acredite su representación legal.
8. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES.
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y
suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a
nuestra jefe jurídica, que actúa como oficial de protección de datos al correo electrónico:
protecciondedatos@fenalcovalle.com o dirigir su comunicación física a la oficinas ubicadas en la carrera 9 No.
5-23, Cali, Valle del Cauca, Colombia El oficial de protección de datos será el contacto de los titulares de Datos
Personales, para todos lo previsto en esta Política.
9. DEBERES DE FENALCO VALLE FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Sabemos que sus datos personales le pertenecen, por lo cual haremos uso de estos, únicamente para
desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente
por usted, o por la Ley.
Fenalco Valle como entidad Responsable del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y
obligaciones previstas en el artículo 17 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
1) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaciónotorgada
por el titular;
3) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por
virtud de la autorización otorgada;
4) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento;
8) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LEPDP;
sus datos y revocar la autorización otorgada.
7.2 A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe
adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una
persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento
idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho
requerimiento.
7.3 Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas
Data a través de quien acredite su representación legal.
8. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES.
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, o desea ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y
suprimir datos, o revocar la autorización, podrá hacerlo a través del envío de una comunicación electrónica a
nuestra jefe jurídica, que actúa como oficial de protección de datos al correo electrónico:
protecciondedatos@fenalcovalle.com o dirigir su comunicación física a la oficinas ubicadas en la carrera 9 No.
5-23, Cali, Valle del Cauca, Colombia El oficial de protección de datos será el contacto de los titulares de Datos
Personales, para todos lo previsto en esta Política.
9. DEBERES DE FENALCO VALLE FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Sabemos que sus datos personales le pertenecen, por lo cual haremos uso de estos, únicamente para
desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente
por usted, o por la Ley.
Fenalco Valle como entidad Responsable del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y
obligaciones previstas en el artículo 17 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
1) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaciónotorgada
por el titular;
3) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por
virtud de la autorización otorgada;
4) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
tratamiento;
8) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LEPDP;
9) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del titular;
10) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LEPDP;
11) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la LEPDP y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión
por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo;
13) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
14) Informar a la autoridad de protección de datos SIC, cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
Fenalco Valle como entidad Encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones
previstas en el artículo 18 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
1) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la
ley;
4) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recibo;
5) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley
1581;
6) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley
1581;
8) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte
de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento
previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre
la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:
El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en
los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
privacidad de la información del titular;
10) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LEPDP;
11) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la LEPDP y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión
por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo;
13) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
14) Informar a la autoridad de protección de datos SIC, cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
Fenalco Valle como entidad Encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones
previstas en el artículo 18 de la LEPDP, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
1) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la
ley;
4) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recibo;
5) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley
1581;
6) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley
1581;
8) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte
de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento
previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre
la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:
El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en
los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física
o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la
autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa
de un derecho en un proceso judicial;
El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de
procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes
a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea
separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona
titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, en Fenalco Valle cumplimos con las siguientes obligaciones:
Informar que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para
la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de
carácter sensible, la finalidad aplicada, y obtener su consentimiento explícito.
No condicionar ninguna actividad a que nos suministre datos personales sensibles (salvo que
exista una causa legal o contractual para hacerlo).
11. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
Solo trataremos datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan
de la información suministrada por empleados o proveedores, al momento de su vinculación laboral o de
prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o
representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el
artículo 7 de la LEPDP y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, exigiremos al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la
autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos,
opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal
como lo indica la Ley. Nosotros y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de
niñas, niños y adolescentes velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se
aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013.
12. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS.
No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo
que:
La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras
obligaciones contractuales;
Exista su autorización brindada para hacerlo;
o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la
autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa
de un derecho en un proceso judicial;
El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de
procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes
a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea
separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona
titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, en Fenalco Valle cumplimos con las siguientes obligaciones:
Informar que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para
la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de
carácter sensible, la finalidad aplicada, y obtener su consentimiento explícito.
No condicionar ninguna actividad a que nos suministre datos personales sensibles (salvo que
exista una causa legal o contractual para hacerlo).
11. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
Solo trataremos datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan
de la información suministrada por empleados o proveedores, al momento de su vinculación laboral o de
prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o
representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el
artículo 7 de la LEPDP y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, exigiremos al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la
autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos,
opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal
como lo indica la Ley. Nosotros y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de
niñas, niños y adolescentes velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se
aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013.
12. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS.
No entregaremos sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo
que:
La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras
obligaciones contractuales;
Exista su autorización brindada para hacerlo;
Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios
encomendados;
Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de marketing en nuestro nombre
o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;
Sea requerido o permitido por la ley.
Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados
ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte
suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en
el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:
Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los
datos personales.
Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros.
La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de
privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las
finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales
conforme a los principios que los tutelan.
La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se
contengan datos personales.
La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos
personales.
13. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES.
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización
correspondiente del titular o previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC cuando se lleve
a cabo a uno de los países que no tenga un nivel adecuado de protección de datos. Se considera una
transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio
colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al
responsable fuera de Colombia. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del delegado de Protección
de Datos Personales de la SIC, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países
que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen
garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas
Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de
Fenalco Valle estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter
personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la
obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van
a ser adoptadas, tanto por responsables y encargados de los datos en su lugar de destino. No solicitaremos la
autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las
excepciones previstas en la LEPDP y su decreto reglamentario.
14. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.
encomendados;
Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de marketing en nuestro nombre
o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;
Sea requerido o permitido por la ley.
Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados
ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte
suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en
el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:
Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
Las actividades que el encargado deberá realizar por nuestra cuenta para el tratamiento de los
datos personales.
Las obligaciones del encargado con respecto al titular y nosotros.
La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de
privacidad y el manual interno de políticas y nuestros procedimientos.
La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las
finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales
conforme a los principios que los tutelan.
La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se
contengan datos personales.
La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos
personales.
13. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES.
La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización
correspondiente del titular o previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC cuando se lleve
a cabo a uno de los países que no tenga un nivel adecuado de protección de datos. Se considera una
transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio
colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al
responsable fuera de Colombia. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del delegado de Protección
de Datos Personales de la SIC, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países
que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen
garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas
Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de
Fenalco Valle estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter
personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la
obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van
a ser adoptadas, tanto por responsables y encargados de los datos en su lugar de destino. No solicitaremos la
autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las
excepciones previstas en la LEPDP y su decreto reglamentario.
14. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.
En los contratos de prestación de servicios y demás contratos de cualquier tipo que celebremos con terceros
que impliquen el tratamiento de datos personales, incluiremos cláusulas que precisan los fines, medios,
medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por Fenalco Valle, el cual delimitará de manera
precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en
la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo
momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada
para su tratamiento. Por su parte, al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del
tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos
autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran
vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha
información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos
datos personales.
15. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.
Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos
las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a
sus datos personales.
16. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.
Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y
finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera
para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
La presente Política reemplaza la que se encontraba vigente desde el 08 de marzo de 2017 y entra en vigor a
partir de 28 del mes de diciembre de 2021.
que impliquen el tratamiento de datos personales, incluiremos cláusulas que precisan los fines, medios,
medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por Fenalco Valle, el cual delimitará de manera
precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en
la LEPDP y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo
momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada
para su tratamiento. Por su parte, al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del
tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos
autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran
vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha
información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos
datos personales.
15. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD.
Con el fin de cumplir con el principio de seguridad de la LEPDP, y mantener la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de los datos personales que se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, adoptaremos
las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado a
sus datos personales.
16. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.
Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y
finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera
para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
La presente Política reemplaza la que se encontraba vigente desde el 08 de marzo de 2017 y entra en vigor a
partir de 28 del mes de diciembre de 2021.